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办 理 公 证 须 知
(仅限中国公民)
2017/07/03

  一、公证简介

  公证是国家公证机关根据自然人、法人或其他组织的申请,依照法定程序对民事法律行为、有法律意义的事实和文书的真实性、合法性予以证明的活动。中国驻马来西亚使领馆依照《中华人民共和国公证法》、《维也纳领事关系公约》、《中华人民共和国和马来西亚领事协定》等办理公证事务。

  二、公证条件

  申请公证须具备以下条件:

  1、公证申请人应为中国(国籍)公民、法人或其他组织。

  驻古晋总领馆按领区划分只受理工作、学习、居住在沙捞越州(以马方签证签发机构所在地为准)的中国公民申请。

  临时来马中国公民的公证申请应在国内办理(在马处理死亡案件等紧急事项除外)。

  外籍人士(含华人)或法人在中国使用的文书,应当在马当地公证机构办理公证,然后按照认证程序向中国驻马使领馆申请办理认证。认证书与公证书效力相同。

  2、申请人应当具有完全民事行为能力。

  如申请人无民事行为能力人或属限制民事行为能力者,应由监护人代理,并提交监护关系证明。

  三、公证范围

  驻古晋总领馆可以办理的公证种类主要有:

  1、委托书、声明书等签字属实公证;

  2、婚姻状况证明;

  3、文书上的印鉴、签名、日期属实;

  4、指纹公证;

  5、领取养老金(健在)证明;

  6、中国护照原件与复印件相符等。

  根据中华人民共和国有关法律的规定,法律行为和事实发生在中国境内的,应由国内涉外公证机关公证。鉴此,中国公民办理出生公证、在中国期间的无刑事犯罪纪录公证、婚姻、亲属关系、学历、学位、技术职称、驾驶执照等公证应向国内有关涉外公证处申请。如申请人不便回国,可办理委托书授权国内亲友代办上述文书的公证。公证书如送往国外使用,应先在国内办妥外交部或授权外事办公室的认证以及外国驻华使领馆的二次认证。

  四、公证职责

  1、领事官员职责

  中国驻古晋总领馆只负责按有关法规对有关文书(主要是申请人印签)进行证明,不负责对在中国境内办理各类事项的具体手续或需要办理文书的份数进行咨询或解释,也不负责对需要公证的文书具体内容进行咨询。

  处理在中国的事务需要何种手续以及办理文书的份数,应向中国负责办理相关事务的部门咨询或向专业律师咨询。文书内容主要取决于中国境内文书采信(接受)部门的要求及中国境内或马来西亚当地律师的建议,请在申请公证前向相关单位或律师咨询。

  2、下列事项不予公证:

  (1)发生在中国境内的事实或证明(出生公证、死亡公证、无违法犯罪记录、学历学位证书、职业资格证书、驾驶证、结婚证及国内公证机关出具的公证书等)等。

  (2)合同、协议,不动产以及公司章程、注册文件、招标投标、票据、贷款等公司、金融事务(合同、协议类公证涉及依照我国或驻在国民商法对合同、协议文本内容进行全面、严格的审查,应在中国国内或驻在国当地公证机构办理;不动产公证应当在不动产所在地公证机构办理;公司、金融事务公证涉及我国或驻在国金融、公司法律事务,应在中国国内或当地公证机构办理。驻马使领馆只受理涉及国内房产的委托书、声明书公证)。

  (3)违反法律及社会公德的申请事项;不充分、虚假的材料,或虚构事实的申请。

  3、申请人责任

  (1)有关文书不在以上不公证范围之列,打印或用深色墨水笔(不得用圆珠笔)书写文书,做到语句通顺,无错别字、无涂改;

  (2)国内主管部门或律师可能为申请人提供有关文书的式样,大使馆网站也提供了常见的格式和参考内容。请注意,文书涉及个人权益,无论是要求还是建议,最终文书内容都必须是申请人真实意愿的表达(申请人可以按照自己的意愿增减或调整),由申请人自行决定。

  (3)申请人应了解文书使用目的,知悉并同意文书内容,自行承担签署有关文书可能引起的一切责任和法律后果。

  五、常见公证书办理程序和要求

  (一)委托书

  委托他人代表自己行使自己的合法权力(受托人在行使权力时需出具委托人的法律文书)。

  1、申请材料

  (1)《公证、认证申请表》一份(必须由申请人填写)。

  (2)申请人有效的中国护照原件及复印件(复印带照片的资料页、加注叶及换、补发护照页);或法人资格证明及其法定代表人的身份证明。

  (3)有效的马来西亚长期签证或移民局居留证明的原件和复印件。

  (4)委托书文本(可事先书写或打印,但切勿签署和填写日期;必须在领事官面前签字并填写日期)。

  (有关委托书格式和委托事项参考内容,请参见“七”)

  (5)与委托事项相关的权利证明原件或复印件:涉及存款、股票交易的,需提交存折、股票开户凭证原件或复印件等;涉及房产转让的,应提交房产证原件或复印件。

  (6)涉及夫妻共同财产的,还应提交结婚证等相关文书原件或复印件。

  (7)领事官员认为需要提供的其他相关材料。

  2、注意事项

  (1)文书应采用打印或用深色墨水笔(不得用圆珠笔)书写,做到语句通顺,无错别字、无涂改。

  (2)须亲自持申请材料在领事官员面前签字并填写当日日期,不得事先签署申请表和委托书。

  (3)委托书内容应当真实,委托事项应明确、具体。国内主管部门或律师可能为申请人提供有关文书的式样,申请人也可参阅大使馆网站提供的文书格式和内容。请注意,文书涉及个人权益,最终文书内容都必须是申请人真实意愿的表达(申请人可以按照自己的意愿增减或调整),由申请人自行决定。

  (4)转让房产但没有房产证的,可先办理委托他人领取房产证的委托书公证。

  (5)涉及重要财产权利转让、变更等与当事人有重大利益关系的事项,应根据领事官员要求接受面谈,并在《接谈笔录》上当面签名或捺指印。

  (6)房产证登记为2人以上共有的,由所有共有人同时委托或提供其他共有人同意书。

  (7)申请人应了解文书使用目的,知悉并同意文书内容,自行承担签署有关文书可能引起的一切责任和法律后果。

  (二)儿童寄养委托书

  儿童寄养委托书是委托书的一种,通常会在为寄养儿童办理中国签证,或在入境后办理居留等手续时使用。

  1、申请材料

  (1)《公证、认证申请表》一份。

  (2)父母双方及儿童的有效的中国护照原件及带照片资料页复印件。

  (3)父母双方在马来西亚的长期有效签证或移民部居留证明的原件和复印件。

  (4)儿童寄养委托书文本可事先书写或打印,但切勿签署和填写日期(必须在领事官面前签字并填写日期)。

  (5)被寄养人的身份证件复印件。

  (6)亲属关系证明等(证明父母和子女关系,如儿童出生证)。

  2、注意事项

  (1)文书应打印或用深色墨水笔(不得用圆珠笔)书写,做到语句通顺,无错别字、无涂改。

  (2)被寄养儿童父母双方须亲自持申请材料在领事官员面前签字并填写当日日期,不得事先签署申请表和委托书。

  (3)委托书内容应当真实。请注意,文书涉及个人权益,最终文书内容都必须是申请人真实意愿的表达(可以按照自己的意愿增减或调整),由申请人自行决定。

  (4)申请人应了解文书使用目的,知悉并同意文书内容,自行承担签署有关文书可能引起的一切责任和法律后果。

  (三)声明书

  声明是指公民或法人在民事活动中以书面形式所作出的公开意思的表达。声明书公证是公证机关依法证明其声明行为真实、合法的活动。

  1、申请材料

  (1)《公证、认证申请表》一份。

  (2)申请人有效的中国护照原件及带照片资料页复印件,或法人资格证明及其法定代表人的身份证明)。

  (3)有效的长期马来西亚签证或移民部居留证明的原件和复印件。

  (4)声明书文本可事先书写或打印,但切勿签署和填写日期(必须在领事官面前签字并填写日期)。(有关声明书格式声明书参考内容参见“七”)

  (5)与声明事项有关的权利证明等(如涉及)。如办理放弃继承权声明书公证的,应提交被继承人死亡证明和申请人与被继承人亲属关系证明,以及所放弃房产或财产证明。

  2、注意事项

  (1)文书应采用打印或用深色墨水笔(不得用圆珠笔)书写,做到语句通顺,无错别字、无涂改。

  (2)须亲自持申请材料在领事官员面前签字并填写当日日期,不得事先签署申请表和声明书。

  (3)声明内容应当真实,事项应明确、具体。国内主管部门或律师可能为申请人提供有关文书的式样,申请人也可以参阅大使馆网站提供的文书格式和内容。请注意,文书涉及个人权益,最终文书内容都必须是申请人真实意愿的表达(可以按照自己的意愿增减或调整),由申请人自行决定。

  (4)申请人应了解文书使用目的,知悉并同意文书内容,自行承担签署有关文书可能引起的一切责任和法律后果。

  (四)无配偶声明书

  无配偶声明书是声明书的一种,通常用于在中国境内进行婚姻登记或在办理房产、户口等相关事宜时使用。

  1、申请材料

  (1)《公证、认证申请表》一份;

  (2)申请人有效的中国护照原件及带照片资料页复印件;

  (3)有效的长期马来西亚签证或移民部居留证明的原件和复印件

  (4)声明书文本(可事先书写或打印,但切勿签署和填写日期,必须在领事官面前签字并填写日期)。(声明书格式和参考内容参见“七”)。

  (5)离婚者应提交离婚证或离婚调解书或离婚判决书原件及复印件(一审判决还须附生效证明书);丧偶者请提供原配偶死亡证明原件及复印件。

  2、注意事项

  (1)文书应采用打印或用深色墨水笔(不得用圆珠笔)书写,做到语句通顺,无错别字、无涂改。

  (2)须亲自持申请材料在领事官员面前签字并填写当日日期,而不得事先签署申请表和声明书。

  (3)声明内容应当真实,事项应明确、具体。国内主管部门或律师可能为申请人提供有关文书的式样,申请人也可以参阅大使馆网站提供的文书格式和内容。请注意,文书涉及个人权益,最终文书内容都必须是申请人真实意愿的表达(可以按照自己的意愿增减或调整),由申请人自行决定。

  (4)如处理房产、办理户口等事项需申办无配偶声明书公证,应在声明书中说明此证明仅限用于在国内办理相关事宜。

  (5)婚姻状况声明书公证的有效期一般为6个月。

  (6)申请人应了解文书使用目的,知悉并同意文书内容,自行承担签署有关文书可能引起的一切责任和法律后果。

  (五)其他签名属实公证

  有关固定格式文书一般指国内法院要求的诉讼委托书等司法文书,或银行的表格、单据等。

  1、申请材料

  (1)《公证、认证申请表》一份

  (2)有效的中国护照原件及带照片资料页复印件。

  (3)有效的马来西亚长期签证或移民部居留证明的原件和复印件。

  (4)有关文书原件(可事先书写或打印),但切勿签署和填写日期(必须在领事官面前签字并填写日期)。

  (六)护照复印件与原件相符公证

  护照复印件与原件相符公证是证明护照复印件真实性,主要用于在中国境内办理相应事务。

  1、申请材料

  (1)《公证、认证申请表》一份

  (2)有效的中国护照原件;

  (3)护照带照片资料页复印件2份;

  (4)有效的马来西亚长期签证或移民局居留证明的原件和复印件。

  2、注意事项

  驻马使馆原则上只办理由本馆签发的中国护照复印件与原件相符公证。

  (七)指纹公证

  指纹公证是指对当事人捺取的指纹进行证明,通常用于办理在中国境内期间无犯罪记录证明。

  1、申请材料

  (1)《公证、认证申请表》一份

  (2)申请人有效的中国护照原件及带照片资料页复印件。

  (3)有效的马来西亚长期签证或移民局居留证明的原件和复印件。

  2、注意事项

  申请人应当亲自申请,在领事官员面前捺指印并签名(指印表由领事官员现场提供)。

  (八)办理领取养老金资格

  1、申请条件

  在马来西亚长期居留的中国离退休、退职人员,为在中国领取养老金或养老保险,可根据领区划分向相关使领馆申请办理《在境外居住人员领取养老金资格审核表》(下称“养老金表”)。

  2、办理方式

  申请人通常应亲自前往使领馆申请。

  如年老体弱或路途遥远,不能亲自前往办理的,也可委托他人代为申请,或通过认证程序办理健在证明。

  3、提交材料

  1)本人申请

  申请人亲自到大使馆或总领事馆递交申请的,应提交以下材料:

  (1)如实填妥并签署的《在境外居住人员领取养老金资格审核表》

  (2)申请人的有效护照原件。

  2)委托申请

  如申请人因年老体弱或路途遥远等原因,不能亲自前往使领馆办理的,可委托他人代办。所需材料如下:

  (1) 如实填妥并签署的《在境外居住人员领取养老金资格审核表》

  (2) 申请人的有效护照原件和代理人有效护照原件;

  (3) 当地公证员公证过的委托书(委托代理人代为办理养老金表)原件。

  4、注意事项

  (1)经核实申请人身份并确认有关信息和健在事实无误后,驻马使领馆将会在确认表上加盖印章,并将下联交给申请人使用。

  (2)办理养老金表免收费用。

  六、办理时限和费用

  1、办理时限

  领事官员对申请公证的事项以及当事人提供的证明材料等进行审查核实,认为申请材料真实、合法、充分,公证事项真实、合法的,自受理之日起4个工作日内出具公证书。因补充证明材料、向国内请示核实情况、不可抗力等原因所需时间不计算在上述期限内。公证书出具后,申请人(或委托人)可凭取证单,按照取证日期到使领馆缴纳费用并领取公证书。

  请及时领取公证书。如超过3个月不取,将作销毁处理,并将影响申请人今后办证,由此产生的责任由申请人自行承担。

  2、收费标准

  正常办理(为4个工作日),费用每件80马币。

  七、部分公证委托和声明书格式及委托事项参考内容

  一、售房委托书

  本人(或我们)拥有位于※※※省(区、市)※※※市※※※街(道)※※※号※※※(门牌)的房产一套(房产证号:※※※)。现欲出售此房,因不便回国,特委托※※※为代理人,以我(或我们)的名义办理出售该处房产的以下事宜:

  1、办理提前清偿该房产银行贷款的相关手续,代为领取还款对账单、购房合同、保险单的原件以及银行应该返还给我(或我们)的所有相关文件;

  2、办理该房产在房管部门解除抵押登记的相关手续,取得完全产权;

  3、在具备出售条件后,代为办理该房产上市销售相关手续,包括:确定房屋交易价格;签署房产买卖合同;办理 房产转让过户手续,签署该房产变更产权登记的有关文件;代缴相关税费,代收售房款等。

  受托人在其权限范围内签署的有关文件我(或我们)均予以承认。

  委托人: 年 月 日

  二、购房委托书

  本人(或我们)※※※(身份证号码:※※※---视情填写)欲购买位于※※※省(区、市)※※※市※※※街(道)※※※号※※※(门牌)的房产一套。本人因不便回国,特委托※※※为代理人,以我(或我们)的名义办理购买该处房产的以下事宜:

  1、签订房屋买卖合同;

  2、签订银行抵押贷款合同;

  3、代缴购房款及相关税费;

  4、申办、领取房产权证、相关权属证书及办理相关手续;

  5、办理该房产的入住手续及物业管理相关事宜;

  6、办理该房产的水、电、煤气、电话、有线电视等相关事宜。

  受托人在办理上述事宜时,依规定所签署的有关文件我(或我们)均予以承认。

  委托人: 年 月 日

  三、办理无犯罪记录证明委托书

  本人※※※需要在国内办理无犯罪记录证明及公证,因本人无法回国亲自办理,特委托※※※代我在国内办理无犯罪记录证明及公证的相关事宜。

  受托人在其权限范围内依规定所签署的有关文件我均予以承认。

  委托人: 年 月 日

  四、诉讼类委托书

  本人※※※需要与※※※就※※※事宜在国内向法院提起诉讼,因本人※※※无法回国亲自办理相关诉讼手续,故委托受托人※※※作为我的代理人,代我办理诉讼相关的以下事宜:

  1、※※※。

  2、※※※。

  3、※※※。

  ……

  受托人在其权限范围内依规定所签署的有关文件我均予以承认。

  委托人: 年 月 日

  五、为未成年人办理护照委托书

  本人※※※的孩子※※※护照到期,需要办理护照换发。本人※※※因无法回国亲自带领※※※办理护照换发手续,故委托※※※代表我为※※※办理护照换发手续。

  受托人在其权限范围内依规定所签署的有关文件我均予以承认。

  委托人: 年 月 日

  六、无配偶(单身)声明书

  本人※※※男/女,※※※年※※※月※※※日出生于※※※国※※※省 ※※※市(县)),现持中华人民共和国第※※※号护照,现郑重声明,本人自※※※年※※※月※※※日与※※※离婚后至声明之日止,未再与任何人结婚(本人自声明之日止,未与任何人结婚)。

  我声明以上内容属实,否则本人愿意承担由此所引起的一切法律责任。

  声明人: 年 月 日

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